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Erschließung und Pflege der Archivbestände

AktenabgabeArchivalienMagazinregal

Von der Akte zum historischen Dokument: Aktenlieferung, technische Bearbeitung und Erschließung, Einlagerung in das Magazin
(Foto: StA KR / Stephanie Zimmermann)

 

 

Erst nach einer fachgerechten Erschließung kann Archivgut umfassend benutzt und ausgewertet werden. Daher werden die vom Stadtarchiv übernommenen Unterlagen unter Beibehaltung ihres Entstehungszusammenhangs geordnet (strukturiert bzw. klassifiziert, verzeichnet und einführend beschrieben. Ältere Bestände sind in Findbüchern erschlossen, in denen Angaben zum Inhalt der Archivalien, deren Datierung bzw. Laufzeit und möglichen Besonderheiten gemacht werden. Als Hilfsmittel für die Benutzung stehen sie gebunden in maschinenschriftlicher oder auch handschriftlicher Form im Lesesaal des Stadtarchivs zur Verfügung. Neue Bestände werden in der Datenbank FAUST erschlossen und sind somit schneller und effizienter recherchierbar. Auch die Informationen älterer Findbücher werden in FAUST übernommen. Mit und mit werden diese Findbücher in digitaler Form auf dem Portal „Archive in Nordrhein-Westfalen" angeboten. Eine Übersicht über die alle Bestände des Stadtarchivs finden Sie hier.

Um Archivgut nun auf Dauer zu erhalten, bedarf es zudem einer fachgerechten Aufbewahrung. So werden Archivalien beispielsweise zum Schutz vor Rost von Metallteilen wie Heftklammern und Schnellheftern befreit, in säurefreie Mappen verpackt und in säurefreie Stülpkartons umgebettet. Des Weiteren sind die Lagerbedingungen im Magazin des Stadtarchivs auf die Bedürfnisse der Archivalien abgestimmt. Um Schäden am Archivgut zu vermeiden, herrschen hier eine konstante Temperatur von etwa 18° Celsius und eine relative Luftfeuchte von 45-50 %. Dies wird mit Hilfe von Thermohygrographen überwacht. Da jede Benutzung eine Beanspruchung für Archivalien darstellt, werden vor allem bei Zeitungsbeständen anstelle von Originalen Mikrofiches bereitgehalten. Sind Archivalien stark beschädigt, werden sie für die Benutzung auch ohne vorliegende Ersatzform gesperrt.