Stadt Krefeld

Die Verwaltung wird digtialer.
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Viele Anträge bereits online möglich

Die Stadt Krefeld befindet sich auf dem Weg zur digitalen Verwaltung und nimmt in diesem Prozess gesondert die Bedürfnisse von Unternehmen in den Blick. In diesem Monat hat das Zertifizierungsverfahren für den Erhalt des RAL-Gütezeichens „Mittelstandsorientierte Verwaltung" begonnen. Mit dem RAL-Gütezeichen signalisieren Kommunen, dass sie zuverlässige und transparente Verwaltungsabläufe fokussieren und die Belange der Wirtschaft besonders berücksichtigen.

Digitales Serviceportal kommt

Die Verwaltung sieht den Schlüssel dazu in der Digitalisierung, formuliert Oberbürgermeister Frank Meyer: „Als Stadtverwaltung möchten wir ein Serviceversprechen geben - nicht nur den Bürgerinnen und Bürgern unserer Stadt, sondern auch den wirtschaftlichen Akteuren. Gerade für Unternehmen ist der Online-Service in den letzten Jahren ausgebaut worden. Hier befinden wir uns weiter im Prozess und müssen entstehende Bedürfnisse ernstnehmen. Im Spätsommer wollen wir mit der Einführung unseres digitalen Serviceportals einen weiteren, großen Schritt gehen." Die Zertifizierung sei auf diesem Weg, vor allem für die Wirtschaft, ein wichtiges Zeichen.

14 Gütekriterien müssen erfüllt werden

Denn um das RAL-Gütezeichen zu erlangen, wird die Stadtverwaltung durch ein externes Auditunternehmen, konkret durch den „TÜV Nord Cert", überprüft und muss insgesamt 14 Gütekriterien erfüllen. Bundesweit sind derzeit 30 Kommunen und Kreise an die RAL-Gütegemeinschaft angeschlossen. Der TÜV nimmt beispielsweise Reaktionszeiten auf Anrufe und Emails in den Blick, untersucht die Bearbeitungszeiten für Baugenehmigungsanträgen und die zügigen Bezahlungen von Rechnungen oder prüft die Reaktionszeit auf Beschwerden, die Bearbeitung von Flächenanfragen oder Genehmigungen von Schwerlasttransporten.
Integraler Bestandteil und eigenständiges Kriterium des RAL-Gütezeichens ist auch eine Kundenzufriedenheitsanalyse, die im April und Mai bereits durch „Krefeld Business" auf der Basis eines standardisierten Fragebogens der RAL-Gütegemeinschaft durchgeführt wurde. 125 Unternehmen aus Krefeld haben sich daran beteiligt. Die von den Unternehmen abgerufenen Verwaltungsleistungen wurden dabei insgesamt mit einer Durchschnittsnote von 3,91 bewerten. Während die Freundlichkeit der Beschäftigten mit einer Note von 3,04 und die Verständlichkeit von Bescheiden und Schriftstücken mit 3,47 abschnitten, wurde insbesondere an der Bearbeitungszeit von Anfragen und Aufträgen kritisiert. Hier erhielt die Stadtverwaltung lediglich eine ausreichende Schulnote

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Eckart Preen ist Geschäftsführer der WFG und der GGK.
Bild: Stadt Krefeld, Presse und Kommunikation

Wirtschaftsdezernent Eckart Preen: "Ziel muss die Umsetzung unserer Serviceversprechen sein"

„Die Befragungsergebnisse legen den Finger in die Wunde und unterstreichen die Sinnhaftigkeit der Einführung des RAL-Gütezeichens in Krefeld und die Richtigkeit der Entscheidung, sich an der Gütegemeinschaft zu beteiligen", formuliert Wirtschaftsdezernent Eckart Preen. „Ziel muss nun die Umsetzung aller Kriterien und Serviceversprechen und die Erlangung der Zertifizierung im kommenden Jahr sein - und dann natürlich eine spürbare Verbesserung der Rückmeldungen bei der nächsten Umfrage in zwei Jahren." Er zeigt sich optimistisch, dass das gelingen werde. Denn, so erklärt er, die meisten vorgetragenen Kritikpunkte der Unternehmen bezögen sich auf konkrete Kriterien, die im Rahmen der RAL-Zertifizierung überprüft werden würden. Der Anspruch der Verwaltung, diese Kriterien zu erfüllen, werde automatisch dazu führen, dass sich Prozesse optimieren und beschleunigen.

Digitalisierung als Kernthema der Verwaltung

Das Versprechen, die Digitalisierung weiter auf den Weg zu bringen, hat auch der Verwaltungsvorstand im Dezember 2020 gegeben. Damals wurde die Digitalisierungsstrategie „Verwaltung@krefeld.Digital" vorgestellt. Die Bedürfnisse der wirtschaftlichen Akteure in der Stadt wurden auch in diesem Rahmen gesondert berücksichtigt. „Seitdem ist viel passiert", verspricht die zuständige Dezernentin Bern. Besonders für die unternehmensrelevanten Bereiche Ordnungs-, Gewerbe- und Bauangelegenheiten konnten viele einzelne Bausteine digitalisiert und organisatorisch umgesetzt werden. Onlineanträge werden, soweit gesetzlich möglich, im „Serviceportal Krefeld" (www.krefeld.de/service-portal) und im Bereich „Wirtschaft & Digitales" (www.krefeld.de/de/allg/wirtschaft-digitales) auf der Webseite der Stadt bereits angeboten.

Cigdem Bern spricht über die Digitalisierung der Verwaltung.
Foto: Stadt Krefeld, Presse und Kommunikation

Gewerbeanmeldungen elektronisch

Gut genutzt wird zum Beispiel die Möglichkeit, das eigene Gewerbe elektronisch anzumelden. Verbunden mit einem Tool zur elektronischen Bezahlung geht das inzwischen online. Da inzwischen auch die Akten der Gewerbemeldestellen elektronisch zur Verfügung stehen, können Mitarbeitende im Prozess unkompliziert zu Bearbeitungsständen Auskunft geben. Digitalisiert hat die Stadtverwaltung auch die Beantragung von Sondernutzungen oder Ausnahmegenehmigungen von Fahrverboten in Umweltzonen. Per Klick können diese über ein Online-Formular beantragt werden. Eine Ausfüllhilfe führt dabei durch das Formular und lässt sich in beliebige Sprachen übersetzen.

Bauangelegenheiten digital

Fortgeschritten ist außerdem die Digitalisierung im Bereich der Bauangelegenheiten. Die Beantragung von Bauaktenauskünften läuft elektronisch, der Weg zum Amt entfällt vollständig. Bei der Abwicklung von digitalen Bauanträgen befindet sich die Verwaltung noch im Prozess. Grundlage, diese zukünftig digital durchführen zu können, schafft eine neue gesetzliche Änderung. „Wir befinden uns hier in direkter Abhängigkeit zum Land NRW. Erst, wenn wir von dort die notwendigen Softwarekomponenten erhalten, können wir die Antragsverfahren elektronisch umsetzen", erklärt Dezernentin Cigdem Bern. Baugenehmigungsprozesse betreffen viele Bereiche innerhalb und außerhalb der Stadtverwaltung. Die Stadt möchte sich im Rahmen der digitalen Weiterentwicklung auch dem Prozessmanagement als einem der Kernprozesse im Baubereich widmen. „Die Digitalisierung ist ein erster, wichtiger Schritt", erklärt die Dezernentin weiter. „Aber wir müssen auch den Fokus auf unsere Arbeitsabläufe legen. Hier sehen wir, im Zusammenhang mit den bereits eingeführten technischen Komponenten, weitere Verbesserungspotentiale."

Serviceportal für Bürgerinnen und Bürger

Werden im Rahmen der Zertifizierung des RAL-Gütezeichens nur die Prozesse für wirtschaftliche Akteure in der Stadtverwaltung untersucht, hat die Stadtverwaltung als vorrangiges Ziel erkannt, die Zielsetzungen auch auf ihr Serviceversprechen für Bürger zu übertragen. Reaktionszeiten auf E-Mails, Anfragen und Anträge sollen verbessert und auch hier mehr Transparenz für Verwaltungsverfahren geschaffen werden. Die Stadtverwaltung baut deswegen ab Mitte August mit dem „Serviceportal Krefeld" ein Kontaktcenter auf, das für Bürger zentrale, digitale Anlaufstelle wird. Anliegen, Beschwerden und Anregungen können hier formuliert werden und werden dann über diese Schnittstelle gebündelt, bearbeitet und nachverfolgbar. In einem ersten Schritt wird dafür eine zentrale Hotline eingerichtet, und Mitarbeitende werden intern geschult. Der Prozess sei sehr komplex, schildert die Dezernentin: „Die Einrichtung unseres Serviceportals muss in mehreren Schritten erfolgen. Wir beginnen mit einem Pilotbereich und sammeln so erste Erfahrungen, um neue Arbeitsabläufe zu etablieren." Auch die Information an die Bürgerinnern und Bürger sei Teil des Umsetzungsverfahrens.