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Stadt Krefeld auf dem Weg zum Virtuellen Rathaus

Anmeldungen zu Volkshochschulkursen, Bestellung von kartographischen Produkten, Gewerbeanmeldungen - diese und zahlreiche weitere Online-Services nutzen viele Krefelder bereits auf der Internetseite der Stadt www.krefeld.de. Als modernes Dienstleistungsunternehmen befindet sich die Stadtverwaltung in einem laufenden Digitalisierungsprozess, in dem neue technische Möglichkeiten bestehende Prozesse und Strukturen verändern. Sie fördern den Wandel von der traditionellen, papiergebundenen Verwaltungsarbeit zum „virtuellen Rathaus". Bereits seit 20 Jahren setzt die Stadt konsequent die sogenannten „E-Government"-Angebote um, um ihre Attraktivität als Wirtschaftsstandort zu behaupten und sich durch die Digitalisierung den gesamtgesellschaftlichen Veränderungen zu stellen hinsichtlich der Demografie, der Mediengesellschaft und des Strukturwandels.

Verfahren und Organisationsformen

Derzeit beschäftigt sich ein achtköpfiges Mitarbeiter-Team „IT-Management" im städtischen Fachbereich Verwaltungssteuerung und -service mit modernen Verfahren und Organisationsformen, durch die neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Beteiligungsformen für die Krefelder Bürger und Unternehmen entstehen sollen. Deren Anliegen werden bereits jetzt in einer hoch gesicherten und hoch verfügbaren technischen Infrastruktur elektronisch unterstützt bearbeitet. Rund 2300 verschiedene kommunale Aufgaben in ebenso vielen Geschäftsprozessen bearbeiten die Mitarbeiter der Stadtverwaltung an über 2400 PC-Arbeitsplätzen, die bedarfsgerecht elektronisch unterstützt werden. Zur Aufgabenerledigung stehen zurzeit 312 Fachanwendungen zur Verfügung, davon 210 im städtischen Rechenzentrum. Dort werden zurzeit 85 Server betrieben, die Tendenz ist steigend. Ein neues technisches Dienstleistungszentrum neben dem Stadthaus ist im Bau. Das kommunale Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) stellt weitere Infrastrukturkomponenten zur Verfügung. „Die Stadtverwaltung Krefeld ist, was die Digitalisierung betrifft, sehr gut aufgestellt", sagt Claudia Kück, Leiterin des IT-Teams. „Erst 2016 hat Krefeld im Online-Check der Grünen den achten Platz von 427 bewerteten NRW-Kommunen belegt", berichtet sie.

Die Internetpräsentation der Stadt www.krefeld.de verzeichnet mittlerweile täglich zwischen 3000 und 4000 Seitenaufrufe. Mehr als 4300 Seiten erscheinen barrierefrei und verschlüsselt. Sie können vorgelesen werden, ausgesuchte Seiten werden zudem in englischer Sprache angeboten. Neben einem umfangreichen Informationsangebot für Bürger und Unternehmen bietet die Internetpräsenz die Möglichkeit, Anliegen elektronisch abzuwickeln. Das Informations- und Dienstleistungsangebot ist gebündelt unter „Online-Services" auf der Einstiegsseite zu finden. Dazu zählen die Services der Stadt und anderer Behörden wie auch Informationen zu allen Dienstleistungen der Stadtverwaltung inklusive Öffnungszeiten und Ansprechpartnern, mehr als 120 Formularassistenten sowie diverse Kontaktmöglichkeiten. Portale für Familien, Unternehmen, Integration und Ratsangelegenheiten, verschiedene Social Media, wie facebook, youtube, twitter und flickr sowie der entsprechende Newsroom sind ebenfalls auf der Einstiegsseite zu finden.

Moderne Verwaltungsarbeit

Zur modernen Verwaltungsarbeit zählt ebenso eine elektronische Aktenbearbeitung. In Zusammenarbeit mit der Friedhofsverwaltung hat das IT-Management mit der Digitalisierung der dortigen Arbeitsprozesse begonnen. Ebenso wurden im Fachbereich Zentraler Finanzservice und Liegenschaften die rund 101.000 Papier-Steuerakten in elektronische Akten überführt. Seit Anfang dieses Jahres gibt es Gewerbesteuerakten nur noch in digitaler Form. Auch die rund 85.000 Papierakten der Grundsteuer gehören ab Mitte des Jahres der Vergangenheit an. Viele weitere Arbeitsprozesse innerhalb der Verwaltung sind durch elektronisch unterstützte Fachverfahren optimiert, darunter das Ratsportal, die KFZ-Zulassungsstelle, verschiedene Bereiche mit mobiler Technik (Politessen, Erfassung von Straßenschäden, Baumkontrolle) und das Geographische Informationssystem zur Bündelung von grundstücksbezogenen Informationen. Den Bürgern stehen zudem Online-Dienste zur Verfügung, zum Beispiel für die Meldung von Wasserzählerständen, Bewerbungen, den Austausch von Abfallbehältern, Hundesteueran- und -abmeldungen, Urkundenbestellungen beim Standesamt und Anmeldungen in der Kita.

Zu den zukünftigen Projekten des IT-Managements zählt unter anderem die elektronische Rechnungsbearbeitung. Rechnungen können als PDF-Dokument an die Adresse rechnung@krefeld.de gerichtet werden.

Trends und innovative Möglichkeiten werden nicht außer Acht gelassen und laufend geprüft. Daher beteiligt sich die Stadtverwaltung Krefeld beispielsweise als Pilotanwender an dem Projekt „Kumpel Krefeld". Dabei handelt es sich um einen innovativen Chatbot, der in der Lage ist, einfache Anfragen selbstständig zu beantworten, Hilfestellungen zu geben und korrekte Ansprechpartner zu benennen. Derzeit befindet sich das Projekt in der Entwicklungs- und Testphase. In diesem Zusammenhang richtete die Stadt Krefeld Ende Mai ein erstes Anwendertreffen aus, bei dem sich die Testanwender, unter anderem die Städte Bonn, Köln und Krefeld, zu einem ersten Austausch trafen, mögliche Potenziale und Einsatzbereiche diskutierten.

Ein Beispiel für die zahlreichen Online-Services der Verwaltung. Foto: Stadt Krefeld, Verwaltungssteuerung und -service
Ein Beispiel für die zahlreichen Online-Services der Verwaltung. Foto: Stadt Krefeld, Verwaltungssteuerung und -service