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2018-05-18: Digitalisierung: Stadt forciert Aufbau elektronischer Akten

Zuletzt geändert: 06.09.2018 17:36:03 CEDT

Ebenso wie viele Unternehmen der Privatwirtschaft befindet sich die Stadtverwaltung Krefeld in einem Prozess der digitalen Umwandlung. Ziel ist es, die rund 2500 Büroarbeitsplätze der Verwaltung in einem langfristig angelegten Veränderungsprozess zu modernisieren, effizienter zu gestalten und attraktiver zu machen. Damit möchte die Stadt sicherstellen, dass sie ihre Dienstleistungen im Sinne der Bürger und der Unternehmerschaft auch zukünftig schnell und effizient erbringen kann.

Mit einer modernen Verwaltungsarbeit untrennbar verbunden ist die elektronische Aktenbearbeitung. Darum hat die Verwaltungsleitung in einem groß angelegten Projekt zunächst die Digitalisierung der rund 13 000 Aktenmetern beschlossen, die in den Räumen des zum großen Teil freigezogenen Stadthauses am Konrad-Adenauer-Platz gelagert waren. Erklärte Absicht ist, nach Sanierung der Räumlichkeiten „papierlos" in das Stadthaus zurückzuziehen und bisher als Lagerflächen genutzten Platz in moderne, offene Arbeitsräume umzuwandeln.

Die Steuerakten in Papierform sind bald Geschichte. Foto: Stadt Krefeld, Verwaltungssteuerung und -service
Die Steuerakten in Papierform sind bald Geschichte.
Foto: Stadt Krefeld, Verwaltungssteuerung und -service

Der Fachbereich Zentraler Finanzservice und Liegenschaften führt im Rahmen des Projektes die elektronische Akte (eAkte) für die Steuerakten ein. Gewerbesteuerakten gibt es seit Anfang dieses Jahres nur noch in digitaler Form, und auch die rund 85 000 Papierakten der Grundsteuer gehören ab Mitte des Jahres der Vergangenheit an. Intern nahmen die Vorbereitungsarbeiten für die Umstellung über ein Jahr in Anspruch, in dem auch viele Fragen geklärt sowie rechtliche Bedenken ausgeräumt werden konnten. Für die Sicherheit der Papierakten bei der Übertragung in die digitale Form sorgten die städtischen Bediensteten in der hauseigenen Scanstelle und ein Dienstleister, der die Anforderungen des Bundesamtes für die Sicherheit in der Informationsverarbeitung (BSI) erfüllt.

Bereits bei der Digitalisierung der Gewerbesteuerakten machten sich die Vorteile des elektronischen Aktensystems sehr schnell bemerkbar. Da dieses die erforderlichen Unterlagen jederzeit und jedem Mitarbeiter zur Verfügung stellt, fallen Lauf-, Such-, und Transportwege weg. Dadurch können Auskünfte schneller erteilt und Bearbeitungsprozesse beschleunigt werden. Zwischenzeitlich werden auch die Akten für die übrigen Steuerarten elektronisch geführt werden, so dass die Verwaltung nach Ablauf einer kurzen Aufbewahrungsfrist auf insgesamt 2600 Meter Papierakten der Steuerangelegenheiten verzichten kann. Die elektronische Aktenführung wird in einem laufenden Prozess in weiteren Bereichen eingeführt, so dass das nahezu papierlose Arbeiten in der Stadtverwaltung immer mehr Einzug hält.